Cómo organizar una fiesta para 30.000 personas

Trance Energy 2008

La semana pasada estuve en Holanda, el motivo de mi visita fue un festival de música trance (Trance Energy 2008), aunque ya que fui con mis amigos aprovechamos y vimos Amsterdam, una bonita ciudad llena de canales y bicicletas (y de duendes y dragones alguna tarde).

La fiesta se celebró en Utrecht, una ciudad cercana a la que se llega fácilmente en tren. El lugar de celebración fue un conjunto de mega salas que supongo que estan destinadas a grandes eventos (al estilo de Fira de Barcelona o Ifema en Madrid) y la duración fue de 10 horas, de 9 de la noche a 7 de la mañana.

En esta fiesta pincharon DJ’s muy influyentes en el panorama actual, como Tiësto, Ferry Corsten o Marco V, entre muchos otros. Estos DJ’s aseguran un nivel de movilización brutal, tan brutal como que se vendieron las 30.000 entradas en muy poco tiempo. Pensándolo antes de ir hacia Utrecht ya me imaginaba el percal, colas kilométricas, caos en el guardarropía, caos al pedir en la barra, masificaciones de gente por todos lados…

Pues cuál fue mi sorpresa, que todo estaba planeado al milímetro, una organización bestial y muy bien pensada, minimizando riesgos. No hicimos prácticamente cola (evidentemente con 30.000 personas no es llegar y besar el santo, pero todo super razonable, no más de 10 minutos de cola en ningún sitio), estaba todo bien indicado, personal suficente, y un contínuo de sorpresas agradables. La verdad es que no estoy acostumbrado a asistir a eventos de tal dimensión, pero he asisitido a muchísimas fiestas y mi sensación es casi siempre la misma: demasiadas colas, gente muy apiñada, falta de personal, etc.

Montar un evento de estas características no tiene que ser nada fácil, así que voy a enumerar los puntos que creo que fueron claves para que todo fuera como la seda:

  • La entrada
    Es un punto muy clave, ya que es donde se acumula más gente, imaginaos hasta qué punto puede ser clave con tanta gente en la “puerta”. Estaba muy bien pensado, ya que habían montado una especie de vallas formando muchísimos pasillos (así se evitan aglomeraciones). Al final de éstos comprobaban tu entrada (sólo necesitabas imprimir un código de barras, así de fácil y rápido), y justo después volvía a repetirse otra ristra de pasillos, para registrarte y evitar que pudieras meter armas o drogas dentro.
  • El guardarropía
    Es otro de los sitios donde más aglomeraciones de gente se producen, además tienes riesgo de poder perder alguna prenda o el papelito que te dan cuando guardan tus prendas. En este evento en cambio, en vez de guardarropías había taquillas repartidas en una zona muy grande y bien señalizada para encontrar tu número de taquilla (había unas 10.000 taquillas), muy buena solución, ya que de un plumazo evitas colas (había un puesto central donde te alquilaban la llave) y minimizas el riesgo de perder alguna prenda (como mucho pierdes la llave), además del ahorro del personal de guardarropía.
  • Las instalaciones
    El complejo era grandioso, diferentes salas, zonas comunes para descansar donde podías comprar comida, bebida, merchandising, incluso un puesto de información antidroga (donde pueden decirte qué componentes lleva una pastilla y te facilitan información), y todo bien indicado, nada más entrar te daban una folleto informativo con el mapa de las diferentes salas y zonas y con el planning de los DJ’s que pinchaban en cada sala. La sala principal era realmente grande, tan grande que casi ni veías al DJ si estabas en la mitad de la sala, y tan grande que podías bailar tranquilamente sin sentirte en una lata de sardinas, incluso cuando estuvo en los platos un tal Tiësto.
  • Consumiciones
    Las consumiciones se hacían mediante unos tickets, lo había visto anteriormente de otra manera, es decir, en vez de comprar la bebida, compras en otro punto un ticket y luego lo cambias en la barra, pero el funcionamiento era algo diferente, ya que tu comprabas una ristra de tickets (4 tickets) a 10€, y con los diferentes tickets podías comprar bebida o comida en todo el complejo. Había muchísimos puestos repartidos por todas las zonas para comprar tickets, de esta manera se evitan colas tremendas en la barra, ya que el tiempo de pago es instantáneo, además se evita que el cliente no pague en la barra (esto puede pasar cuando hay mucha gente) y los camareros no tocan dinero y así se pueden dedicar por completo a servir. Es muy acertado simplificar los precios a 1, 2, 3 o 4 tickets dependiendo del producto a comprar, ya que aligera mucho todo el proceso de compra/venta.
  • Personal
    Es básico para que todo lo demás tan bien pensado tenga el resultado esperado. Mucho personal de seguridad, suficiente personal en barras, información, etc.

En conclusión, ¡menudo festival me pegué! ;P

4 responses to “Cómo organizar una fiesta para 30.000 personas”

  1. El Gurú says:

    Querido Marcio,

    No hay que irse tan lejos para poder ver en práctica todas esas medidas que enumeras en el post. Las veladas nocturnas del festival Sónar, desde que se realizan en las naves de la Fira de Barcelona (Gran Vía 2), lleva utilizando los mismos métodos. Y probablemente con música y actuaciones más interesantes.

  2. xema says:

    […] incluso un puesto de información antidroga (donde pueden decirte qué componentes lleva una pastilla y te facilitan información) […]

    Estos puestos no son antidroga, son de reducción de riesgos, que es algo muy distinto. La diferencia es que los primeros dirían: “no tomes drogas”, y los segundos dicen: “tu decides, pero si decides tomar, sigue estos consejos para reducir los riesgos”.

  3. marcio says:

    Lo de la música es muy discutible (para gustos los colores :P) y lo de la organización no puedo opinar ya que no he estado en el Sónar.
    Respecto a los puestos de información sobre drogas tienes razón (no tiene ningún sentido un puesto antidroga en una discoteca), simplemente quería destacar este tipo de iniciativas, ya que la información y prevención es mucho más efectiva que la prohibición.

  4. harry says:

    ¿Esto qué es? ¿Una fusión entre Cultura Nocturna y Pico Pala? Recriiisto. :)D
    Como dice Robe Iniesta de Extremoduro: “Ale, a divertirse. Pero eso sí, que no os vean.

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